Cómo usar WhatsApp Business con varios usuarios (y dónde se queda corto)

Lo que permite la app gratuita

WhatsApp anunció que una misma cuenta puede usarse en el teléfono principal y en hasta cuatro dispositivos más (blog oficial de WhatsApp). En la app de WhatsApp Business eso significa que otros empleados pueden contestar a los clientes desde su móvil o desde el ordenador con la cuenta de la empresa.

1. En el teléfono principal, abre el menú de dispositivos vinculados.
2. En el otro dispositivo (WhatsApp Web, la app de escritorio u otro móvil) aparece un código QR.
3. Escanéalo desde el teléfono principal. A partir de ahí los dos ven y responden los mismos chats.

Para un negocio de una o dos personas con pocos chats al día suele bastar. Es gratis y no hay que configurar nada más.

Dónde se queda corta con un equipo

• Una sola cuenta para todos. No hay usuario por persona ni permisos: cualquiera ve y responde cualquier chat.
• Sin asignación de conversaciones. Dos personas pueden estar escribiendo al mismo cliente a la vez. Meta presenta la asignación de chats como una ventaja de su suscripción Meta Verified (anuncio de Meta).
• El historial vive en los dispositivos, no en la ficha de un cliente con su empresa, su oportunidad y sus próximos pasos.
• Sin métricas por persona: no sabes quién ha respondido, cuánto ha tardado ni qué chats se han quedado sin contestar.
• Correo y llamadas por otro lado. Lo que el cliente te dijo por email no aparece junto a sus WhatsApp.
• Tope de cinco dispositivos en total: el teléfono principal y cuatro vinculados.

La coexistencia: la app y la API con el mismo número

Meta permite conectar a la API de WhatsApp Business un número que ya usa la app y seguir usando las dos a la vez. Lo llama coexistencia y lo explica en su documentación para desarrolladores. Es la forma de pasar a una bandeja compartida sin cambiar de número ni perder la app del móvil.

• Hace falta la app de WhatsApp Business 2.24.17 o posterior y darse de alta a través de un proveedor autorizado por Meta (Solution Partner o Tech Provider).
• Se pueden sincronizar los chats de los últimos seis meses.
• Lo que envías desde la app sigue siendo gratis; lo que se envía por la API paga la tarifa de la API.
• Hay limitaciones: velocidad fija de 20 mensajes por segundo, las listas de difusión quedan en solo lectura, se desactivan los mensajes temporales, los de ver una vez y la ubicación en tiempo real, y la API no gestiona grupos ni llamadas.

Cuándo compensa pasar a una bandeja compartida

Cómo lo resuelve Futura WhatsApp

Conectamos tu número a la API oficial, también si hoy lo usas en la app. Cada persona entra con su usuario, las conversaciones se asignan, y el correo y las llamadas del cliente aparecen en la misma ficha. Un asistente de IA entrenado con tus documentos atiende fuera de horario y pasa la conversación a una persona cuando toca. La licencia base cuesta 79 €/mes + IVA con cinco usuarios. Reserva una demo de 30 minutos y lo vemos con tu caso.

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